MANAJEMEN PROYEK PERANGKAY LUNAK

Studi kelayakan adalah tahap yang paling penting, karena didalamnya menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan, antara lain :

1. Menentukan unit atau bagian mana yang akan menggunakan. Dilakukan dengan wawancara dengan calon user lansung dan kepala bagian divisi yang bersangkutan.
2. Mengantisipasi kemungkinan keterbatasan dan kendala pada penerapannya, misalnya : sistem tersebut harus menyelesaikan prosesnya sebelum jam kerja berakhir.
3. Memperhitungkan kendala-kendala sistem, misal : kapasitas memori yang terbatas.
4.Menentukan target, misalnya suatu jawaban untuk permintaan pesanan harus dapat dilayani kurang dari sekian detik.
5. Mengantisipasi kendala waktu, misalnya sistem yang baru harus sudah berjalan dalam waktu sekian bulan, sejak sistem lama sudah tidak diperluas lagi.
6. Merencanakan dan memperkirakan biaya proyek, berdasarkan : perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk merancang, mengembangkan, menguji, dan memulai sistem baru dan kerumitan sistem yang dirancangan.

 

Tujuan

1. Memperhitungkan sifat penyusunan sistem dengan memperhitungkan keberadaan masalah dan sifat masalah. Contoh : jika fakultas melaporkan masalah keterlambatan penyetoran nilai dari dosen, kita ingin mengetahui apakah penyetoran nilai benar-benar terlambat atau apakah fakultas salah dalam memberitahu kapan nilai paling lambat disetorkan.
2. Memperhitungkan jangkauan masalah. Contoh : apakah masalah tentang keterlambatan penyetoran nilai hanya pada fakultas tertentu atau seluruh fakultas yang ada, sehingga perlu dianalisa lebih luas.
3. Mengajukan aksi-aksi yang dapat menyelesaikan masalah. Contoh : mengajukan penyusunan sistem untuk nilai yang terlambat disetor karena implikasinya pada beberapa SKS yang dapat diambil mahasiswa semester berikutnya.
4. Memperhitungkan kelayakan penyusunan sistem yang diajukan. Contoh : apakah ada penyelesaian yang layak secara teknis untuk masalah tersebut, atau apakah ada penyelesaian yang layak secara ekonomis untuk masalah tersebut.
5. Menyusun rencana secara rinci untuk langkah analisis sistem. Contoh : siapa yang melakukan analisis sistem, siapa yang memimpin analisis sistem, siapa yang memimpin analisi sistem, apa tugas-tugas yang diperlukan dan jadwal analisis sistem.
6. Menyusun rencana ringkasan untuk seluruh proyek penyusunan sistem. Contoh : kapan sistem akan diimplementasika.

Adapun beberapa hal yang perlu diperhatkan disaat penelitian awal yaitu sebagai berikut

1. Mencoba memahami dan memperjelas apa yang diharapkan oleh pemakai atau pengguna
2. Menentukan ruang lingkup dari studi sebuah sistem
3. Menentukan kelayakan dari masing-masing alternatif dengan memperkirakan keuntungan/kerugian yang didapat.

Mengumpulkan Data

1. Memperhitungkan keberadaan masalah
2. Mendefinisikan masalah
3. Memperhitungkan jangkauan masalah
4. Mendapatkan informasi untuk melakukan studi kelayakan awal.
5. Menyusun rencana untuk melakukan analisis.

Dalam mengumpulkan fakta, hal yang harus dilakukan yaitu

1. Interview : Mengumpulkan informasi melalui kontak langsung dengan pemakai untuk kesepahaman terhadap sistem, masalah-masalah sistem dan permintaan pemakai.
2. Presentasi Internal : bilamana perlu, analisis sistem meminta personil bagian tertentu untuk presentasi internal yang secara formal menggambarkan atau menampilkan informasi dalam bagian tertentu.
3. Pemeriksaan Literatur Internal : Meliputi pemeriksaan dokumen, bagian organisasi, DFD, flowchart dan manual yang lain yang merupakan sumber informasi tentang sistem informasi atau sistem operasi bagian tersebut.
4. Pengamatan : analisis sistem melakukan walkthrouh, yaitu mengikuti proses transaksi yang ada pada sebuah bagian dari awal sampai akhir.
5.Pemeriksaan File : setelah langkah 1-4 dilakukan, maka akan dilakukan pemeriksaan terhadap file-file yang berhubungan dengan pemprosesan transaksi.

Melakukan Studi Kelayakan Awal

1. Kelayakan Teknik : jika tim penyusunan sistem dapat menyelesaikan masalah dengan menggunakan hardware dan software yang tersedia.
2. Kelayakan Operasi : jika tim penyusun sistem dapat menyelesaikan masalah dengan menggunakan personel dan prosedur yang ada.
3.Kelayakan Ekonomis : jika tim penyusun sistem dapat menyelesaikan masalah tersebut dalam waktu dan anggaran biaya yang masuk akal, artinya keuntungan sistem melebihi keuntungan biaya penyusunan sistem.

 

Menyusun Rencana Proyek

1. Menjadwalkan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan.
2. Menentukan tahap utama dalam proyek unutk mengamati kemajuan proyek.
3. Memperkirakan anggaran proyek yang berguna untuk melanjutkan proyek.
4. Menyusun petunjuk untuk membuat keputusan melanjutkan atau tidak melanjutkan.
5. Menyusun kerangka kerja untuk mengukur kebenaran dan kelengkapan langkah-langkah dalam proyek.

Peralatan yang digunakan untuk menyusun rencana proyek :

Context Diagram, Workflow, Time Schedule dan Diagram PERT

Mendapatkan Persetujuan

Mendapatkan persetujuan untuk draft dokumen kelayakan, analisis sistem memastikan bahwa isi draft dokumen tersebut benar, lengkap dan memuaskan pemakai.

1. Persetujuan pemakai (terhadap sistem yang akan disusun)
2. Persetujuan pihak manajemen : (stakeholders) terhadap kelanjutan penyusunan sistem

PROJECT DEVELOPMENT LIFE CYCLE

PENGERTIAN

    Sebuah proyek memiliki awal dan akhir dan melewati beberapa fase yang dikenal sebagai fase life cycles. fase ini bervariasi tergantung pada industri yang terlibat tetapi semua mengikuti langkah-langkah dasar yang sama. Project Life Cycles merupakan serangkaian tahapan yang dilewati oleh sebuah proyek mulai dari tahap persiapan sampai dengan closure proyek.

FASE 1 - INITIATION

    Tahap pertama dalam project life cycles atau dasar dalam memulai sebuah proyek. Dengan mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup, pembenaran untuk memulai dan solusi yang akan dilaksanakan. Fase inisiasi mencakup dalam memulai proyek, dengan mendokumentasikan kasus bisnis, studi kelayakan, kerangka acuan, menunjuk tim, dan menyiapkan Office Project. Selama fase ini, tim pengambilan keputusan akan mengidentifikasi apakah proyek tersebut secara realistis dapat diselesaikan.

Tahapan :
1. Develop a business case
2. Undertake a feasibility study
3. Establish the terms of reference
4. Appoint a project team
5. Setup a project office
6. Perform phase review

FASE 2 - PLANNING

    Planning atau perencanaan, ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.

Tahapan :
1. Create a project plan
2. Create resource plan
3. Create a financial plan
4. Create a quality plan
5. Create a risk plan
6. Perform phase review
7. Contract the suppliers
8. Create a procurement plan
9. Create a communicatiosn plan
10. Create an acceptance

FASE 3 - EXECUTION

    Executing atau Pelaksanaan, dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara setiap deliverable sedang dibangun, suite proses manajemen yang dilakukan untuk memantau dan mengontrol kiriman menjadi output dengan proyek. Pada tahap ini manajer proyek juga memonitor dan mengontrol kegiatan.

Tahapan :
1. Perform phase review

FASE 4 - CLOSUR

    Closing atau Penutupan, tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.

Tahapan :
1. Perform project closur
2. Review project competion